给学校的档案柜“合理减肥”2

        二、对于有些可以利用理代化伯息存储、检索手段处理的应用数据类档案.可以采取“档案柜存放电子档,库房存放纸质档”的方式进行优化

        高校的应用数据类档案如教师基本信息、学生入学分数等在大多数情况下只需要其中的数据就行了,只有在极少数情况下(如人事调动等)才需要纸质实物。在这种情况下,可以充分利用现代化技术手段的优势对档案柜进行优化。我们可以把这些纸质档案的信息转化为电子数据,从而大大缩减它们的体积。例如10,000,000字的文字资料,印在纸介质上大约需要10,000页的A4纸。按照一张709规格的A4纸的重量4.3759,体积2护*297*0.08mnl来计算,这些纸质文档的重量最低便会达到43•75千克,体积至少49.896立升,这对于高校档案室的档案柜来说,可是一笔不小的负担。而事实上,我们完全不必要把这样重量、体积的纸质文档堆放在档案柜中,因为如果把它存储为电子档的话,最小只需要1M0的空间,随便一个小小的移动硬盘、闪存盘、刻录光盘便可以轻松存下这样的数据N多份!当然,这并不意味着把数据变为电子档之后原有的纸质文档便可以丢弃了,但把它们请出档案柜,安置在耗费人力物力相对较少的库房里却是可行的。这样,我们便可以采取这种“档案柜存放电子档,库房存放纸质档”方式,让传统文本型档案信息与现代化电子型档案信息互为补充,相得益彰。从而能够有效节约资源,提高档案工作的效率。